Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) Wersja 1.2

§ 1. Strony umowy i preambula

Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (zwana dalej "Umowa" lub "DPA") zawierana jest pomiedzy:

lacznie zwanymi "Stronami", a osobno "Strona".

Niniejsza Umowa zostaje zawarta w zwiazku ze swiadczeniem przez Procesora uslug w modelu SaaS dotyczacych monitoringu, zarzadzania i optymalizacji pracy magazynow energii oraz powiazanej infrastruktury OZE Klientow koncowych Administratora. Umowa stanowi integralna czesc Regulaminu Platformy monitor.km-energy.pl.

Strony zawieraja niniejsza Umowe w celu wykonania obowiazkow wynikajacych z art. 28 ust. 3 RODO.

§ 2. Definicje

Okreslenia uzyte w Umowie maja nastepujace znaczenie:

§ 3. Przedmiot powierzenia

1. Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych Klientow koncowych oraz innych osob, ktorych dane sa przetwarzane w ramach Platformy w imieniu Administratora, w zakresie i na zasadach okreslonych w niniejszej Umowie.
2. Procesor zobowiazuje sie przetwarzac dane osobowe wylacznie na udokumentowane polecenie Administratora, wyrazone poprzez akceptacje niniejszej Umowy oraz Regulaminu, konfiguracje Konta i dalsze instrukcje przekazywane za posrednictwem panelu Platformy lub droga elektroniczna na adres biuro@voltia.online.
3. Procesor nie wykorzystuje powierzonych danych osobowych w celach wlasnych, w tym w celach marketingowych, analitycznych lub komercyjnych, z wyjatkiem przetwarzania w postaci zanonimizowanej, niepowiazanej z konkretnym Administratorem ani podmiotem danych, na potrzeby doskonalenia Platformy.
4. Jezeli prawo Unii Europejskiej lub prawo panstwa czlonkowskiego zobowiazuje Procesora do przetwarzania danych osobowych poza poleceniem Administratora, Procesor informuje Administratora o tym obowiazku przed rozpoczeciem przetwarzania, chyba ze takie powiadomienie jest zabronione przez te przepisy.

§ 4. Charakter, zakres i cele przetwarzania

4.1. Rodzaj danych osobowych

1. Dane identyfikacyjne: imie i nazwisko lub nazwa podmiotu Klienta koncowego.
2. Dane kontaktowe: adres instalacji, adres e-mail, numer telefonu.
3. Dane techniczne urzadzen: model, numer seryjny, parametry techniczne, konfiguracja magazynu energii.
4. Dane pomiarowe i operacyjne: zuzycie energii, profil odbioru, stan naladowania (SOC), dane optymalizacyjne, historia pracy magazynu, raporty alarmow.

4.2. Cele przetwarzania

1. Monitoring stanu i pracy magazynu energii oraz innych urzadzen OZE Klienta koncowego.
2. Optymalizacja kosztow energii poprzez dzialanie autorskiego algorytmu KM Energy.
3. Generowanie raportow oszczednosci i wydajnosci na potrzeby Administratora i Klienta koncowego.
4. Powiadamianie o alarmach, anomaliach i zdarzeniach serwisowych.
5. Wsparcie techniczne i serwis.

4.3. Czas trwania przetwarzania

1. Przetwarzanie odbywa sie przez caly okres obowiazywania umowy glownej (Regulaminu) pomiedzy Administratorem a Procesorem.
2. Po rozwiazaniu umowy glownej dane sa przetwarzane wylacznie w zakresie niezbednym do wykonania obowiazkow okreslonych w § 12 Umowy.

4.4. Kategorie podmiotow danych

1. Klienci koncowi (osoby fizyczne posiadajace lub uzytkujace magazyn energii lub instalacje OZE).
2. Osoby kontaktowe i przedstawiciele Klientow koncowych (jezeli odrebni od samych Klientow koncowych).
3. Pracownicy i wspolpracownicy Administratora upowaznieni do dostepu do Platformy w jego imieniu.

§ 5. Obowiazki Procesora

Procesor zobowiazuje sie do (art. 28 ust. 3 RODO):

1. Przetwarzania danych osobowych wylacznie zgodnie z poleceniami Administratora oraz niniejsza Umowa, a w przypadku gdy Procesor uzna, ze polecenie Administratora narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych - do niezwlocznego poinformowania Administratora o tym fakcie.
2. Zapewnienia, ze osoby upowaznione do przetwarzania danych osobowych zobowiazaly sie do zachowania tajemnicy lub podlegaja odpowiedniemu ustawowemu obowiazkowi zachowania tajemnicy.
3. Wdrozenia odpowiednich srodkow technicznych i organizacyjnych zapewniajacych poziom bezpieczenstwa odpowiadajacy ryzyku (art. 32 RODO), szczegolowo okreslonych w § 6 Umowy.
4. Niekorzystania z uslug innego podmiotu przetwarzajacego (subprocesora) bez uprzedniej szczegolowej lub ogolnej pisemnej zgody Administratora, zgodnie z § 7 Umowy.
5. Wsparcia Administratora - w miare mozliwosci i poprzez odpowiednie srodki techniczne i organizacyjne - w realizacji obowiazkow odpowiadania na zadania osob, ktorych dane dotycza, w zakresie wykonywania ich praw okreslonych w rozdziale III RODO (art. 12-22 RODO).
6. Wsparcia Administratora w wypelnianiu obowiazkow okreslonych w art. 32-36 RODO, w szczegolnosci w zakresie: a) zapewnienia bezpieczenstwa przetwarzania (art. 32); b) zglaszania naruszenia ochrony danych organowi nadzorczemu (art. 33); c) zawiadamiania osoby, ktorej dane dotycza, o naruszeniu (art. 34); d) przeprowadzania oceny skutkow dla ochrony danych (art. 35); e) konsultacji wstepnych z organem nadzorczym (art. 36).
7. Po zakonczeniu swiadczenia uslug zwiazanych z przetwarzaniem - zaleznie od decyzji Administratora - usuniecia lub zwrotu wszelkich danych osobowych oraz usuniecia istniejacych kopii, zgodnie z § 12 Umowy.
8. Udostepniania Administratorowi wszelkich informacji niezbednych do wykazania spelnienia obowiazkow okreslonych w art. 28 RODO oraz umozliwiania Administratorowi lub audytorowi upowaznionemu przez Administratora przeprowadzania audytow, w tym inspekcji, na zasadach okreslonych w § 10 Umowy.
9. Prowadzenia rejestru kategorii czynnosci przetwarzania zgodnie z art. 30 ust. 2 RODO.

§ 6. Srodki techniczne i organizacyjne

1. Procesor wdraza i utrzymuje odpowiednie srodki techniczne i organizacyjne, aby zapewnic poziom bezpieczenstwa odpowiadajacy ryzyku naruszenia praw lub wolnosci osob fizycznych, w szczegolnosci obejmujace:

6.1. Srodki techniczne

1. szyfrowanie transmisji TLS 1.3 dla calej komunikacji z Platforma;
2. szyfrowanie danych w spoczynku z wykorzystaniem AWS KMS (algorytm AES-256) dla baz danych RDS oraz S3 SSE-AES256 dla obiektow przechowywanych w S3;
3. hashowanie hasel algorytmem Argon2id z odpowiednimi parametrami sily kryptograficznej;
4. izolacja najemcow (Row-Level Security) zapewniajaca, ze zaden Administrator nie ma dostepu do danych innego Administratora;
5. niezmienialny dziennik audytowy (append-only audit log) z lancuchem hashy SHA-256 rejestrujacy kazda operacje na danych;
6. uwierzytelnianie dwuskladnikowe (2FA TOTP) wymagane dla wszystkich kont administracyjnych;
7. automatyczne kopie zapasowe co 6 godzin z retencja zgodna z polityka bezpieczenstwa;
8. monitoring bezpieczenstwa, system detekcji intruzji oraz alerting incydentow w trybie 24/7;
9. mechanizmy rate limiting i firewall aplikacyjny (WAF) chroniace przed atakami zautomatyzowanymi.

6.2. Srodki organizacyjne

1. polityka zarzadzania uprawnieniami oparta na zasadzie najmniejszych uprawnien (least privilege);
2. obowiazek zachowania poufnosci dla wszystkich osob majacych dostep do danych;
3. regularne szkolenia z zakresu ochrony danych i bezpieczenstwa informacji;
4. procedury zarzadzania incydentami z okreslonymi czasami reakcji;
5. procedury kontroli zmian (change management) dla systemow przetwarzajacych dane.

2. Procesor stosuje dobre praktyki branzowe oparte na standardach ISO/IEC 27001 oraz ISO/IEC 27017 w zakresie srodkow technicznych i organizacyjnych, bez uzyskania formalnej certyfikacji w tym zakresie.
3. Procesor regularnie weryfikuje, ocenia i aktualizuje skutecznosc wdrozonych srodkow technicznych i organizacyjnych.

§ 7. Podpowierzenie przetwarzania (subprocesorzy)

1. Administrator wyraza ogolna zgode na korzystanie przez Procesora z nastepujacych subprocesorow w celu swiadczenia uslug Platformy:

2. Aktualna i pelna lista subprocesorow wraz z informacjami o ich roli, lokalizacji i podstawie prawnej transferow jest publikowana w panelu Administratora oraz dostepna na zadanie pod adresem biuro@voltia.online.
3. Procesor poinformuje Administratora z 30-dniowym wyprzedzeniem o zamiarze dodania nowego subprocesora lub zmiany istniejacego, poprzez powiadomienie w panelu Platformy oraz wiadomosc e-mail.
4. Administrator ma prawo zglosic uzasadniony sprzeciw wobec zmiany subprocesora w terminie 14 dni od otrzymania powiadomienia. W takim przypadku Strony podejma negocjacje w dobrej wierze w celu znalezienia rozwiazania. Jezeli rozwiazanie nie zostanie znalezione w terminie 30 dni, Administrator moze wypowiedziec umowe glowna ze skutkiem na dzien planowanej zmiany subprocesora, bez ponoszenia konsekwencji finansowych.
5. Procesor zawiera z kazdym subprocesorem umowe powierzenia przetwarzania nakladajaca obowiazki nie mniej restrykcyjne niz obowiazki Procesora wynikajace z niniejszej Umowy.
6. Procesor pozostaje w pelni odpowiedzialny wobec Administratora za wykonanie obowiazkow przez subprocesora.

§ 8. Realizacja praw osob, ktorych dane dotycza

1. Procesor zapewnia Administratorowi wsparcie w realizacji zadan podmiotow danych dotyczacych wykonania ich praw wynikajacych z RODO, w szczegolnosci: a) prawa dostepu do danych (art. 15 RODO); b) prawa do sprostowania (art. 16 RODO); c) prawa do usuniecia ("prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO); d) prawa do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO); e) prawa do przenoszenia danych (art. 20 RODO); f) prawa sprzeciwu (art. 21 RODO).
2. Jezeli Procesor otrzyma bezposrednio zadanie od podmiotu danych w zakresie przetwarzania danych powierzonych przez Administratora, Procesor: a) niezwlocznie poinformuje o tym Administratora, nie pozniej niz w terminie 3 dni roboczych od otrzymania zadania; b) nie bedzie samodzielnie udzielal odpowiedzi merytorycznej podmiotowi danych, ograniczajac sie do potwierdzenia otrzymania zadania i przekazania informacji o przekierowaniu sprawy do Administratora; c) udzieli Administratorowi wsparcia technicznego niezbednego do realizacji zadania (np. wygenerowanie kopii danych, modyfikacja, usuniecie).
3. Wsparcie techniczne swiadczone jest w ramach standardowych funkcjonalnosci Platformy bezplatnie. Wsparcie wykraczajace poza standardowe funkcjonalnosci moze byc przedmiotem odrebnego rozliczenia.

§ 9. Zglaszanie naruszen ochrony danych

1. Procesor informuje Administratora o kazdym stwierdzonym naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbednej zwloki, nie pozniej niz w terminie 24 godzin od chwili stwierdzenia naruszenia.
2. Powiadomienie o naruszeniu jest przekazywane jednoczesnie w formie wiadomosci e-mail na adres osoby kontaktowej Administratora wskazany w Koncie oraz poprzez powiadomienie w panelu Platformy. Powiadomienie zawiera co najmniej: a) opis charakteru naruszenia, w tym kategorie i przyblizona liczbe podmiotow danych oraz wpisow danych osobowych dotknietych naruszeniem; b) imie i nazwisko oraz dane kontaktowe punktu kontaktowego po stronie Procesora; c) opis prawdopodobnych konsekwencji naruszenia; d) opis srodkow zastosowanych lub planowanych do podjecia w celu zaradzenia naruszeniu, w tym w stosownych przypadkach srodki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutkow.
3. Jezeli pelna informacja, o ktorej mowa w ust. 2, nie moze zostac przekazana jednoczesnie, Procesor przekazuje informacje sukcesywnie w miare jej ustalania, bez zbednej zwloki.
4. Procesor zapewnia Administratorowi wsparcie w wykonaniu jego obowiazku zgloszenia naruszenia Prezesowi Urzedu Ochrony Danych Osobowych w terminie 72 godzin oraz zawiadomienia osob, ktorych dane dotycza (art. 33-34 RODO).
5. Procesor prowadzi wewnetrzny rejestr naruszen ochrony danych zgodnie z art. 33 ust. 5 RODO.
6. Punktem kontaktowym po stronie Procesora w sprawach naruszen jest adres: biuro@voltia.online, tytul wiadomosci: "NARUSZENIE OCHRONY DANYCH".

§ 10. Audyt i inspekcje

1. Administrator ma prawo do przeprowadzenia audytu Procesora w zakresie zgodnosci z niniejsza Umowa i RODO.
2. Audyty sa przeprowadzane: a) nie czesciej niz raz w roku kalendarzowym (audyt planowany), z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni; b) w przypadku stwierdzonego istotnego naruszenia ochrony danych (audyt nadzwyczajny) - niezwlocznie po jego stwierdzeniu.
3. Procesor moze przedstawic aktualne raporty z niezaleznych audytow lub atesty (np. SOC 2 Type II, ISO/IEC 27001) jako rownowazne wykonaniu prawa Administratora do audytu, jezeli zakres audytu zewnetrznego obejmuje przetwarzanie objete niniejsza Umowa.
4. Audyt obejmuje weryfikacje stosowanych srodkow technicznych i organizacyjnych, procesow przetwarzania, zgodnosci z poleceniami Administratora oraz innymi obowiazkami wynikajacymi z RODO.
5. Audyt nie moze obejmowac: a) dostepu do danych innych Administratorow (zasada izolacji najemcow); b) dostepu do kodu zrodlowego algorytmu optymalizacyjnego oraz innych elementow stanowiacych tajemnice przedsiebiorstwa Procesora; c) kopiowania lub utrwalania danych Procesora w zakresie wykraczajacym poza weryfikacje zgodnosci z Umowa.
6. Koszty audytu planowanego pokrywa Administrator. W przypadku stwierdzenia istotnego naruszenia obowiazkow Procesora wynikajacych z Umowy, koszty audytu pokrywa Procesor.
7. Osoby wykonujace audyt w imieniu Administratora sa zobowiazane do zachowania poufnosci w stosunku do informacji uzyskanych w trakcie audytu, w tym do informacji stanowiacych tajemnice przedsiebiorstwa Procesora.

§ 11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Procesor moze przekazywac dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy wylacznie: a) do panstw, w odniesieniu do ktorych Komisja Europejska wydala decyzje o adekwatnosci (art. 45 RODO); b) na podstawie odpowiednich zabezpieczen, o ktorych mowa w art. 46 RODO, w szczegolnosci Standardowych Klauzul Umownych (SCC) przyjetych decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r., wraz z dodatkowymi srodkami zabezpieczajacymi (technicznymi, kontraktowymi i organizacyjnymi) w razie koniecznosci; c) w innych przypadkach przewidzianych w rozdziale V RODO.
2. Aktualna lista transferow danych poza EOG, podstawy prawne tych transferow oraz stosowane srodki zabezpieczajace sa wskazane w § 7 Umowy oraz publikowane w panelu Administratora.
3. Kopia stosowanych zabezpieczen (np. zawartych SCC) jest udostepniana Administratorowi na zadanie pod adresem biuro@voltia.online.

§ 12. Zwrot lub usuniecie danych po zakonczeniu

1. Po zakonczeniu swiadczenia uslug Platformy, w zaleznosci od decyzji Administratora, Procesor: a) udostepni Administratorowi mozliwosc samodzielnego eksportu danych w formatach CSV, JSON lub XLSX przez okres 30 dni od daty rozwiazania umowy glownej; b) po uplywie 90 dni od daty rozwiazania umowy glownej trwale usunie wszystkie powierzone dane osobowe oraz ich kopie, w tym z systemow kopii zapasowych, w cyklu uwzgledniajacym standardowe okresy retencji kopii zapasowych (nie dluzsze niz 7 lat dla kopii dlugoterminowych).
2. Z obowiazku usuniecia danych wylaczone sa dane, ktorych przechowywanie wymagane jest na podstawie obowiazujacych przepisow prawa, w szczegolnosci: a) faktur VAT i dokumentacji ksiegowej - przez 5 lat od konca roku podatkowego; b) dokumentacji RODO i dowodow zgodnosci - przez okres przedawnienia roszczen; c) danych objetych roszczeniami spornymi lub postepowaniami - do prawomocnego zakonczenia postepowania.
3. Na zadanie Administratora Procesor wystawi pisemne potwierdzenie usuniecia danych z okresleniem zakresu i daty usuniecia.

§ 13. Odpowiedzialnosc

1. Kazda ze Stron ponosi odpowiedzialnosc za naruszenie RODO oraz niniejszej Umowy w zakresie wlasnych obowiazkow i dzialan.
2. Laczna odpowiedzialnosc Procesora wobec Administratora z tytulu niniejszej Umowy ograniczona jest do lacznej wartosci netto oplat uiszczonych przez Administratora na rzecz Procesora w okresie 12 miesiecy poprzedzajacych zdarzenie powodujace szkode, jednak nie mniej niz 5 000 zl i nie wiecej niz 100 000 zl, zgodnie z § 12 ust. 2 Regulaminu Platformy.
3. Ograniczenie odpowiedzialnosci okreslone w ust. 2 nie ma zastosowania do: a) szkod wyrzadzonych z winy umyslnej lub razacego niedbalstwa Procesora; b) kar administracyjnych nalozonych na Administratora przez organ nadzorczy z powodu naruszenia RODO, za ktore odpowiedzialnosc ponosi Procesor; c) odszkodowan zasadzonych prawomocnie na rzecz osob, ktorych dane dotycza, z powodu naruszenia RODO, za ktore odpowiedzialnosc ponosi Procesor; d) szkod na osobie.
4. Strony zobowiazuja sie do wzajemnego informowania o wszelkich roszczeniach, postepowaniach i dzialaniach organow nadzorczych dotyczacych przetwarzania danych objetych niniejsza Umowa, niezwlocznie po ich powzieciu.
5. W przypadku wystapienia odpowiedzialnosci solidarnej, Strona, ktora spelnila swiadczenie w calosci, ma prawo dochodzenia od drugiej Strony zwrotu odpowiedniej czesci, w proporcji do udzialu w naruszeniu.

§ 14. Czas trwania i wypowiedzenie

1. Niniejsza Umowa zostaje zawarta na czas obowiazywania umowy glownej (Regulaminu) pomiedzy Administratorem a Procesorem.
2. Rozwiazanie lub wygasniecie umowy glownej skutkuje automatycznym rozwiazaniem niniejszej Umowy w zakresie powierzenia dalszego przetwarzania nowych danych, z zastrzezeniem postanowien § 12 dotyczacych zwrotu lub usuniecia danych.
3. Postanowienia dotyczace poufnosci (§ 5 ust. 2), odpowiedzialnosci (§ 13), zwrotu/usuniecia danych (§ 12) oraz pozostale postanowienia, ktorych natura wymaga utrzymania ich w mocy, pozostaja w mocy po rozwiazaniu Umowy przez okres przedawnienia roszczen.

§ 15. Forma akceptacji i postanowienia koncowe

1. Akceptacja niniejszej Umowy odbywa sie droga elektroniczna w procesie rejestracji Konta na Platformie lub w trakcie pierwszego logowania po wprowadzeniu niniejszej Umowy.
2. Hash kryptograficzny tresci Umowy (algorytm SHA-256) jest rejestrowany w systemie Platformy w momencie akceptacji przez Administratora i stanowi dowod tresci dokumentu obowiazujacego w tym momencie (document_version_hash).
3. Forma elektroniczna akceptacji jest rownowazna formie pisemnej w rozumieniu art. 7 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o swiadczeniu uslug droga elektroniczna oraz art. 78¹ Kodeksu cywilnego.
4. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagaja zachowania tej samej formy elektronicznej, z 30-dniowym uprzedzeniem przekazanym Administratorowi.
5. W kwestiach nieuregulowanych w niniejszej Umowie zastosowanie maja przepisy RODO, ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r., Kodeksu cywilnego oraz Regulaminu Platformy.
6. Prawem wlasciwym dla niniejszej Umowy jest prawo polskie.
7. Sadem wlasciwym do rozstrzygania sporow wynikajacych z niniejszej Umowy jest sad powszechny wlasciwy miejscowo dla siedziby Procesora.
8. Umowa zostala sporzadzona w jezyku polskim. W przypadku tlumaczen na inne jezyki wiazaca pozostaje wersja w jezyku polskim.
9. Niniejsza Umowa wchodzi w zycie z dniem 1 czerwca 2026 r.